Orkesterdrift

NASOL og UNOF har lang erfaring og mye kompetanse når det gjelder å drive orkester. Her har vi forsøkt å samle noen tips og erfaringer. De er særlig til nytte for deg som sitter i et orkesterstyre, men også andre.

Har du innspill til det som står her? Ta gjerne kontakt!

Den norske orkesterbevegelsen

Hva er et orkester?
Hvordan starte et orkester?
UNOF og NASOL
Hvor bør vi være medlem?

Styrearbeid

Styrets oppgaver og roller
Hvem bør sitte i styret?
Ungdom i styret
Roller i styret

Repertoar

Profil og repertoarvalg
NASOL og UNOFs notetilbud
Kjøp av noter
Ny musikk

Drift av orkesteret

Vedtekter
Medlemsregisteret
Lokaler for øving og konserter
Dirigenter og instruktører
Sjekkliste for arrangering av konsert

Økonomi

Budsjett
Prosjektbudsjett
Regnskap
Forsikring

Viktige frister

Den norske orkesterbevegelsen

Hva er et orkester?

I UNOF og NASOL har vi orkestre som varierer fra tre til 100 utøvere. De fleste er orkestre med strykeinstrumenter som fiolin, bratsj, cello og kontrabass, men vi har også blokkfløyteorkester, vietnamesisk musikkgruppe og klarinettkor som medlemmer.

Svaret på hva et orkester er blir dermed ikke helt enkelt, men tradisjon og historisk utvikling har gjort at orkesterbevegelsen skiller seg fra korps, band, storband og folkemusikkgrupper. Dette er andre ensembleformer, som hører til i andre organisasjoner.

Vi kan si at orkesterbevegelsen, i likhet med andre musikere, står i et spenningsforhold mellom tradisjon og fornyelse. Å stadfeste sin identitet er aldri gjort en gang for alle, men er en kontinuerlig prosess. Som orkestermusikere forvalter vi en rik historisk arv, og vi må finne måter å gjøre det på som passer for den tiden og de forholdene vi lever under.

Målet er, og vil alltid være, musikken.

Hvordan starte et orkester?

Dersom det ikke finnes noe orkester der dere er, eller de som finnes ikke passer for dere, kan dere starte et selv. NASOL og UNOF har lang erfaring med å hjelpe orkestre i oppstartsfasen. Ikke nøl med å ta kontakt dersom det er noe dere lurer på.

Når man skal etablere et orkester er det viktig å samle alle interessert til et oppstartsmøte, eller et stiftelsesmøte som det formelt heter. Vårt gode tips er at man da lager en protokoll fra dette møtet, som signeres. Da har man det som trengs for å få registrert orkesteret. Her er en mal for hvordan et slikt dokument kan se ut.

Dette trenger dere for å starte orkester:

  • noen som har lyst til å spille
  • instrumenter
  • dirigent
  • noter
  • et sted å øve

UNOF og NASOL

NASOL ble stiftet i 1948, tre år etter annen verdenskrig, under navnet Norske Amatørsymfoniorkestres Landsforbund. 21 orkestre var med på å stifte den nye organisasjonen. Navnet «amatør» ble sløyfet i 1978, og organisasjonen ble hetende Norske Symfoni-Orkestres Landsforbund.

UNOF het opprinnelig Norsk Skoleorkesterforbund, og ble stiftet i 1974. 33 orkestre var med i den nye organisasjonen, som skiftet navn til De Unges Orkesterforbund i 2006.

Begge forbundene har på den ene siden jobbet med å bygge ut organisasjonen og yte service overfor medlemsorkestrene, på den andre siden med å representere orkesterbevegelsen utad og arbeide for gode vilkår for musikken.

Mellom 1991 og 2010 samarbeidet UNOF og NASOL om å gi ut bladet bladet Orkester-forum. Orkester.no er opprettet i samme ånd, som et felles talerør for den frivillige orkesterbevegelsen i Norge.

Hvor bør vi være medlem?

Orkester.no er en felles nettside for to organisasjoner, Norske Symfoni-Orkestres Landsforbund (NASOL) og De Unges Orkesterforbund (UNOF), som begge organiserer amatørorkestre i Norge. Hvor bør ditt orkester være medlem?

Det kommer først og fremst an på alderen til musikerne i orkesteret. Mens NASOL er en organisasjon for voksne, er UNOF en barne- og ungdomsorganisasjon.

Er flertallet av medlemmene over 26 år, er NASOL den mest aktuelle organisasjonen.

Er flertallet av medlemmene under 26 år, kan UNOF være mest aktuelt.

For orkestre med spredt aldersfordeling, eller der medlemmene er unge voksne, kan begge organisasjonene være aktuelle. Da kan orkesterets identitet, eller i hvilken retning dere ønsker å orientere dere, være avgjørende hvor dere synes dere hører hjemme.

Organisasjonenes ulike medlemsfordeler og enkelte støtteordninger (NASOLs prosjektstøtte og mange av  UNOFs støtteordninger) er avhengig av organisasjonstilknytning.

Det går også an å være medlem av både NASOL og UNOF dersom man ønsker det.

Styrearbeid

Styrets oppgaver og roller

Å inneha et styreverv er spennende og ikke minst er det en viktig oppgave å gjøre for orkesteret sitt. Det finnes ingen fasitsvar for hvordan ting skal gjøres – det er opp til det enkelte styret å fordele arbeidsoppgaver og satsningsområder slik det selv ønsker.

Hvem bør sitte i styret?

Det enkle svaret er: de som vil og kan gjøre en god jobb.

Et litt lengre svar er at styret bør ha kompetansen det trenger for å få utført sine oppgaver (men styret trenger ikke gjøre alt!), og bør være bredt sammensatt slik at ulike grupper i orkesteret føler at styret representerer dem. Det kan bety at:

  • Ulike kjønn og aldersgrupper bør være med
  • I orkestre med betydelig spredning geografisk eller mellom ulike nasjonaliteter bør disse være representert
  • Man bør vurdere om ulike instrumentgrupper bør være representert
  • I barne- og ungdomsorkestre med foreldreengasjement bør både foreldre og musikere være representert
  • Man bør vurdere styrets helhetlige sammensetning om om styret vil ha kompetanse til å utføre de oppgavene det skal

UNOF og NASOL er demokratiske medlemsorganisasjoner. Det vil si at styret skal velges av orkesterets medlemmer på årsmøtet.

Ungdom i styret

UNOF har en lang og god tradisjon med å ha unge i både styre- og styrelederverv. Barn og ungdom har lov til å være kasserere, sekretærer, og de har også lov til å være styreledere.

Roller i styret

Et orkesterstyre har en rekke oppgaver som krever tildels ulik kompetanse og egenskaper. Er dere valgt inn i et styre, bør dere sørge for å fordeler ansvar og oppgaver dere imellom. Det er flere hensyn å ta i en slik prosess: man må selvfølgelig sikre at viktige oppgaver blir gjort. Samtidig jobber folk best med oppgaver de er motivert for, og dere bør passe på at dere får utnyttet kompetansen som finnes blant styremedlemmene på en god måte.

Det finnes ingen fasit for hvordan dette skal gjøre, men tradisjonelt har styrearbeidet vært inndelt i følgende verv:

Styreleder

  • lede styrets arbeid og innkalle til styremøter
  • delegere arbeidsoppgaver
  • representere orkesteret utad
  • foreslå mål og planer og ha oversikt over helheten ved driften av orkesteret
  • ansvarlig for å overholde frister og iverksette vedtak
  • forhandle arbeidsavtaler med dirigenter og instruktører /kontrakter med kulturskoler
  • samarbeide med dirigenten

Nestleder

  • tett samarbeid med leder, fungere som stedfortreder for leder
  • ansvar for rekruttering og sosiale oppgaver
  • utarbeide sjekklister og arbeidslister
  • forberedelse til å ta over som leder etter 1- 2 år

Sekretær

  • skrive møtereferater
  • ansvar for saksdokumentasjon til styremøtene
  • ajourføre medlemslister (sammen med kasserer)
  • skrive årsmeldingen (sammen med styreleder)
  • ansvar for nettsider og utsending av informasjon til medlemmene

Kasserer

  • kreve inn kontingenter
  • føre regnskap
  • ansvar for å betale regninger etc.
  • oversikt over den økonomiske utviklingen
  • kunnskap om forskjellige støtteordninger som orkesteret kan dra nytte av
  • skrive søknader til forskjellige støtteordinger

Andre oppgaver

  • ansvar for presse, informasjon og sosiale medier
  • vedlikeholde og oppdatere medlemsregisteret
  • skrive og sende inn orkesterrapport, samt Frifond-rapport og -søknad, samt note- og materialforvaltning
  • arrangements- og teknisk ansvarlig
  • tur- og reiseansvarlig
  • informasjonsansvarlig
  • opplæring (ift drift av orkesteret)

Repertoar

Profil og repertoarvalg

Musikalske ensembler har gjerne en egen lyd, en egen personlighet, kanskje en forkjærlighet for bestemte typer musikk eller noe annet som gir det et særpreg. Et orkesters musikalske profil kan vokse fram av seg selv uten at man trenger å tenke noe videre over saken, eller et kan være resultat av en mer bevisst design. Svært ofte henger det sammen med hvem som er orkesterets dirigent. Uansett kan det være en fordel å tenke over spørsmålene under. Å være bevisst sin identitet gjør mye lettere å markedsføre og skape begeistring for orkestrets konserter!

  • Skal orkesteret være åpent for alle?
  • Hvilke krav skal stilles til musikalsk nivå for å være med?
  • Skal det være prøvespill?
  • Spiller orkesteret innenfor en spesiell stilart, et spesielt repertoar (det finnes for eksempel orkestre som spesialiserer seg på barokkmusikk, dataspillmusikk og så videre) eller med en spesiell metodikk?
  • Er det uvanlige instrumenter med som bidrar til å gi orkesteret egenart?
  • Er orkesteret knyttet til en bestemt institusjon (en kulturskole, en kirke, et universitet e.l.)?
  • Hva er det som skiller dette orkesteret fra andre orkestre i omlandet?

NASOL og UNOFs notetilbud

De fleste orkestre trenger noter, og NASOL og UNOF har flere tilbud for å hjelpe orkestrene med dette. Både NASOL-medlemmer og andre kan leie rimelige noter fra NASOLs notebibliotek, og UNOF tilbyr repertoarpakker tilpasset musikere på ulike nivåer. UNOF har avtale med Kopinor som omfatter bruk av kopierte

Les mer om NASOL og UNOFs notetilbud her.

Kjøp av noter

Noen steder man kan kjøpe noter på nettet:

  • Luck’s Music Library (USA, frakt, MVA og fortollingsutgifter tilkommer)
  • www.notafina.com
  • www.editiongravis.de
  • www.norskmusikkforlag.no
  • www.noteservice.no
  • På www.imslp.org finnes gratis partitur og orkesterstemmer på en rekke verk (ikke-beskyttet musikk).

Ny musikk

Både Norsk kulturråd og Det norske komponistfond gir støtte til bestilling av ny, norsk orkestermusikk.

Drift av orkesteret

Medlemsregisteret

Her er direktelenke til UNOFs medlemsregister.

Vedtekter

Vedtektene er orkesterets «grunnlov» og knesetter viktige prinsipper for hvordan orkesteret skal drives. Vedtektene vedtas og kan endres av årsmøtet. Her er to eksempler på hvordan det kan gjøres. Disse kan brukes som de er, eller tilpasses orkesterets behov.

Standardvedtekter for UNOF-orkestre.

Eksempler på vedtekter for et NASOL-orkester.

Lokaler for øving og konserter

Alle ensembler fortjener gode lokaler – både til øving og konserter!

For et orkester som øver jevnlig er det viktig å ha en forutsigbar avtale om øvingslokaler. Hvilke muligheter som finnes kan variere veldig mellom ulike steder i landet. Ta gjerne kontakt med din orkesterorganisasjon for å få råd og tips.

Det er dessverre slik at flesteparten av lokalene som benyttes til musikkformål i Norge er dårlig egnet for formålet. Det har blitt slått fast etter måling av lydkvaliteten i over 500 lokaler rundt om i landet, men er noe musikkorganisasjoner jobber for å gjøre noe med.

Det finnes nå en Norsk Standard for «Akustiske kriterier for rom og lokaler til musikkutøvelse» – NS 8178:2014. Norsk musikkråd og Musikkens Studieforbund har i mange år hatt fokus på akustikk og vært en viktig pådriver for å få etablert standarden. De to organisasjonene har en nettside om musikklokaler – www.musikklokaler.no – som er vel verdt et besøk.

Dirigenter og instruktører

Å være arbeidsgiver eller avtalepartner er et viktig ansvar som orkesteret må ta. Når man ansetter noen som dirigent eller instruktør, bør man stille klare krav med hensyn til faglig innhold. Lederen/instruktøren(e) har på sin side krav på ryddige lønns- og arbeidsforhold. Dette sikrer man best ved å inngå en kontrakt.

En kontrakt skal i utgangspunktet inneholde en arbeidsavtale og arbeidsbeskrivelse. Hvor detaljert kontrakten er, avhenger av ansettelsens lengde og størrelse.

Norsk Musikkråd og fagforeningen Creo har utarbeidet en standardkontrakt for å hjelpe både virksomhetene og dirigentene med å komme fram til ryddige avtaleforhold. Den kan brukes som den er, eller tilpasses deres spesifikke behov.

Standardavtalen er beregnet til bruk i de tilfellene dirigenten ansettes av virksomheten i et arbeidsforhold.

Standardkontrakt for ansettelse av dirigenter i Norsk Musikkråd og organisasjonene

Dersom dirigenten er ansatt i en kommunal kulturskole, er det kulturskolen som formelt sett ansetter dirigenten/instruktøren. Da skal det være en samarbeidsavtale mellom orkesteret og dirigenten som beskriver samarbeidet.

Sjekkliste for arrangering av konsert

Der er mye å tenke på når man skal arrangere konsert! NASOL har laget en sjekkliste som kan brukes til fordeling av oppgaver i forbindelse med konserter. Den kan selvsagt tilpasses orkesterets egne behov.

Last ned sjekklisten her (Excel)

Økonomi

Å drive et orkester koster penger. De fleste orkestre får penger delvis fra kontigent fra medlemmene, delvis fra en bukett av ulike støtteordninger. Økonomien i et orkester han sies å hvile på disse grunnpilarene:

Vær obs på hvordan støtteordningene i din kommune ser ut — her er noe oslospesifikk informasjon. Det kan også være lurt å undersøke om det finnes muligheter for å få sponsormidler, støtte fra den lokale sparebanken eller liknende.

Budsjett

Et budsjett er en oversikt over orkesterets forventede inntekter og utgifter for en gitt periode (vanligvis et år).

Budsjettet vedtas av årsmøtet for å sikre demokratisk innflytelse over hvordan orkesteret bruker ressursene sine. Samtidig er budsjettet er redskap styret kan bruke for å sikre god økonomistyring.

Prosjektbudsjett

Man kan (og bør kanskje) planlegge konserter og andre store arrangementer som prosjekter med egne budsjetter. Slik kan man lettere ha oversikt over hvorvidt de er økonomisk bærekraftige. Budsjettet for et prosjekt bør i utgangspunktet gå i balanse (eller overskudd!), men dersom økonomien til orkesteret tillater det kan man også budsjettere med underskudd. Det innebærer i så fall at prosjektet må finansieres av andre inntekter eller egenkapital.

Regnskap

Mens budsjettet er en plan for orkesterets økonomi fremover i tid, er regnskapet en oversikt over hvordan det faktisk har gått i ettertid. Medlemsorkestre i NASOL og UNOF må levere årlige regnskap til organisasjonen. Å føre et regnskap kan virke skummelt, men trenger ikke være veldig komplisert. Artikkelen under gir noen tips til hvordan man kan føre et regnskap for et orkester.

Hvordan føre et regnskap?

Forsikring

Både UNOF og NASOL samarbeider med If Skadeforsikring om billige forsikringer. Medlemsorkestrene kan tegne instrumentforsikring for alle spillende medlemmer, og kan i tillegg tegne yrkesskadeforsikringer for dirigenter/instruktører.

Les mer om ordningen på vår forsikringsside. Her finner du også skademeldingsskjema hvis uhellet skulle være ute.

Viktige frister

Våren er sesong for innsending av rapporter og søknader. Det er mange frister, og det er viktig at de overholdes. Hvis ikke kan orkesteret risikere å gå glipp av viktige inntekter.

Dersom dere likevel skulle glemme en frist, er det alltid lurt å ta kontakt og forklare situasjonen. Kanskje det går an å finne en løsning likevel — men det er ikke noe dere kan regne med!

15. januar

  • Søknadsfrist for UNOFs internasjonale midler.

1. mars

  • Frist for å sende inn oppdatert medlemsliste til NASOL med oversikt over hvem som ønsker forsikring.
  • Søknadsfrist for UNOF-støtte til kretser og sommermusikkskoler.

1. april

15. juni

  • Frist for å sende inn statistikkskjema til NASOL, sammen med årsmelding og revisorgodkjent regnskap, fra foregående år.

1. desember

31. desember

Løpende

Kalenderen under inneholder alle disse søknadsfristene. Du kan se den i nettleseren, eller importere den til ditt kalenderprogram.