Slik holder du et kick-ass årsmøte

Nyåret er årsmøtetid, og nytt år med nye muligheter! Her kan du lese om hvordan du gjennomfører et årsmøte som er effektivt, demokratisk, og gjør orkesteret ditt bedre rustet for framtida.

Vedtektsfestet

Årsmøtet er organisasjonen / laget / orkesterets høyeste organ. I dette møtet skal medlemmene få være med å bestemme om fremtiden til orkesteret, og godkjenne hva som har skjedd. De skal også velge hvem de ønsker at skal representere seg i et styre. 

Siden UNOF er en organisasjon der aktiviteten og spillingen står i fokus, kan ofte organisatoriske ting og formelle krav komme i bakgrunnen. Det er viktig at man en gang i året tar godt vare på demokratiet i orkesteret, blant annet gjennom årsmøtet. 

I orkesterets vedtekter skal det stå noe om hvordan man arrangerer årsmøte. Viktige punkter er hvem som kan stille og stemme, når man må kalle inn og sende ut saksdokumenter, og hvilke saker som skal tas opp.

I UNOF sine standardvedtekter (som er et forslag til hvordan orkestrenes vedtekter kan se ut) står det at årsmøtets tid og sted må kunngjøres fire uker før møtet. To uker før møtet er frist for å sende inn saker man ønsker at tas opp, og én uke før møtet skal det sendes ut sakspapirer.

Standardsaker for årsmøtet

Oppsummering av forrige år/periode

  • Styrets årsmelding
  • (Revidert) Regnskap for forrige årsmøteperiode/kalenderår 

Planer for framtiden

  • Arbeidsprogram/Aktivitetsplan
  • Budsjett med kontingentplan 

Innkomne saker

Alle i orkesteret inkludert styret kan sende inn forslag til vedtektsendringer og andre saker som man ønsker å ta opp på årsmøtet. OBS: disse må opplyses om i sakslista ved utsending 1 uke før. Årsmøtet kan bare behandle saker som står på sakslista.

Eventuelt

Åpne eventueltsaker kan ikke tas opp på et årsmøte. Grunnen er å ivareta demokratiet i organisasjonen: når man mottar innkallingen skal man vite hvilke saker som kommer til å diskuteres. Det er fullt mulig å ha egne informasjonssaker etter at årsmøtet er avsluttet.

Valg

Valg gjennomføres i henhold til vedtektene. Mange orkestre har rullering på hvem som velges slik at ikke hele styret byttes ut samtidig. UNOF har noen tips til styresammensetning.

De fleste har en valgkomité som sikrer gode kandidater til styret, og at styret ikke “supplerer seg selv”. I mindre miljøer kan det være vanskelig å få noen til å stille til både styreverv og valgkomité og kanskje må det velges noen av de frammøtte ved benkeforslag.

Størrelsen på et styre skal stå i forhold til hvor mange musikere det er i orkesteret. I et lite orkester holder det med tre i styret, men for et stort orkester på 100 medlemmer trenger man gjerne 9-11 personer i et styre for å gjøre alle jobbene. Husk at UNOF har tips om styrearbeid, og kan bidra med styreopplæring.

Digitalt årsmøte

I disse smittevernstider er det fullt mulig å gjennomføre årsmøtet digitalt. Så lenge alle får beskjed om hvordan møtet gjennomføres, er det helt i orden. Vår barne- og ungdomsparaply LNU har laget noen tips om elektroniske årsmøter.

Protokoll

Husk å skrive et kort og enkelt referat, eller protokoll som det heter. Det skal inneholde navn på orkesteret, tid og sted for årsmøtet, hvem som var tilstede, og deretter selve vedtakene. Husk å signere protokollen! Dette gjør det enklere å huske hva som ble vedtatt og hvem som ble valgt, og det er alltid mange som er glade for slike protokoller. Utrolig hva man får til med et ark og noen signaturer.

Protokollen brukes blant annet som bevis for at det nye styret er valgt når informasjon i Frivillighetregisteret (Brønnøysundregisteret) skal oppdateres. 

Ofte stilte spørsmål

Må vi ha revisor?

Vi anbefaler alle som har et regnskap større enn 25.000 kr å ha en revisor.  De aller fleste av medlemsorkestrene i UNOF trenger ikke en profesjonell statsautorisert revisor; det holder med å velge en i orkesteret som skal se over regnskapet en gang i året. Gjerne et tidligere styremedlem eller en annen med tilknytning til orkesteret som vet opp og ned på et regnskap. Det viktigste er å sjekke at det finnes bilag, og at det som står i regnskapet stemmer med det som står i utskriftene fra banken. Regnskapsloven stiller krav til revisor ved regnskap på over 5 000 000 kr. Vær OBS på at noen støtteordninger fra det offentlige kan kreve statsautorisert revisor. Revisor velges på årsmøtet i henhold til vedtektene.

Er det noe krav til hvor mange som skal være på årsmøtet?

Se om det står noe om det i vedtektene. Hvis det gjør det, må man selvsagt følge det. Vanligvis står det ikke så mye om dette, og da blir det slik at det er de som stiller opp på møtet som bestemmer og vedtar sakene. De sakene som krever ⅔ flertall o.l. teller da de fremmøtte på årsmøtet. 

Hvem kan/skal stille på årsmøtet?

Alle medlemmene i orkesteret skal ha mulighet til å stille på årsmøtet, og alle skal ha tale-, forslags- og stemmerett. Barn kan være representert ved foreldre/foresatte. I UNOFs standardvedtekter står det at alle som har fylt 12 år skal kunne stille på årsmøtet. Det er også et krav om at de som er under 12 år skal kunne ha mulighet for å bli hørt i orkesteret. Det betyr at man må lage møteplasser hvor medlemmene kan få sagt sitt og komme med innspill til alt som har med orkesteret å gjøre. Dette kan skje gjennom at barna har årlige “innspillsmøter”, kommer med skriftlige beskjeder eller at det er laget en egen program/aktivitetskomité der barna/ungdommene er godt representert. 

Når på året skal man ha årsmøte?

Det er helt opp til orkesteret selv, og det finnes ikke noen krav eller standarder for dette. Det viktigste er at dere har årsmøte på omtrent samme tid hvert år. Sjekk vedtektene om det står noe om tid for årsmøte der. De fleste har årsmøtet på våren, men det er også helt greit å ha årsmøte om høsten.