Bruksanvisning årsoppdatering i medlemsregisteret

I begynnelsen av hvert år trenger UNOF en årsmelding fra alle medlemsorkestrene. Denne elektroniske årsmeldingen er basert på informasjon som orkesteret allerede har lagt inn i medlemsregisteret, slik som navn, adresse, kontonummer, organisasjonsnummer etc., samt informasjon om alle medlemmene. Årsmeldingen blir dermed kun å svare på noen spørsmål, og deretter signere årsmeldingen.

Årsmeldingen inneholder rapport for fjoråret og formell oppdatering av medlemstall for alle orkestrene, men den elektroniske årsrapporten er også
• Frifond-rapport for fjoråret
• Frifond-søknad for dette året
• Søknad om momskompensasjon, dersom orkesteret skriver inn korrekt beløp i feltet for samlet driftskostnader året før
• Grunnlag for midlene som UNOF sentralt og UNOF i fylkene/regionene mottar fra det offentlige for å drive regionalt og nasjonalt orkesterarbeid.

Her er veiledning til hvordan du sender inn årsrapporten:
– logg inn i medlemsregisteret som du finner her
http://unof.ensembler.no/
Dersom du har glemt passordet ditt, kan du få nytt ved å klikke på lenken for «Har du glemt passordet ditt?» og deretter skrive inn epost-adressen din.
OBS! Har orkesteret problemer med innlogging, eller trenger innlogging til nye/andre i orkesteret, ta kontakt med UNOF på unof@unof.no

– Inne i medlemsregisteret vil du øverst i vinduet finne noen knapper. Klikk på Årsrapporter (vi bruker «Testorkesteret» som eksempel her)

  • Nå kommer du inn i oversikten for årsrapporten. Da klikker du på lenken helt til høyre, der det er en grønn pil og teksten «Send inn». Ikke vær redd for å klikke på den lenken, du sender ikke inn med en gang: du bare starter prosessen med årsrapporten.

Deretter får du opp selve årsrapporten. Her vil du se at medlemsregisteret allerede har summert opp hvor mange medlemmer orkesteret har, hvor mange jenter og gutter, hvor mange dere har som er forsikret etc.

OBS! Viktig punkt her: sjekk at dere har fått det som heter «Tellende medlemmer». Dersom det står 0 (null) tellende medlemmer, eller noe dere synes er et alt for lavt antall tellende medlemmer, betyr det at dere har glemt å registrere all informasjon om medlemmene. Da må dere gå tilbake til registreringen av orkesteret og alle medlemmene, og huske på følgende:
– For å få tellende medlemmer må medlemmene våre registrert med:
• grunnopplysninger (navn, adresse, instrument)
• alder (som må være under 26 år for å bli tellende)
• betalt kontingent for det aktuelle året, som altså er fjoråret
Hvis dere har noen spørsmål om dette, eller trenger hjelp til noe – ta kontakt med UNOF så hjelper vi deg med dette.

Svar på de spørsmålene som stilles, og klikk deretter på knappen helt nederst som heter «Send inn årsrapport»


…og nå kommer et veldig viktig punkt som mange glemmer:
OBS! OBS! Nå kommer årsrapporten opp i sin helhet, slik at du kan se hvordan den blir. Men den er ennå ikke sendt inn! Helt nederst er det en tekst som sier «Ja jeg bekrefter at årsrapporten er korrekt» (det kan hende du må rulle litt i vinduet for å se teksten/lenken). Det er først når styreleder klikker på denne teksten/lenken at årsrapporten blir sendt inn.
Kort kommentar: det betyr at det er styreleder som må gjøre den endelige innsendingen av årsrapporten, men et annet styremedlem (kasserer, sekretær eller annen) kan gjøre årsrapporten klar, slik at styreleder kun trenger å klikke på bekreftelseslenken.

Ta kontakt med UNOF om du trenger noe hjelp.